Condiciones Generales

1. Ámbito de aplicación

Las presentes Condiciones Generales de Contratación (CGC) se aplican a todos los contratos celebrados entre X-centives (en lo sucesivo, «XC») y clientes empresariales (en lo sucesivo, el «Cliente») relativos a la planificación, organización y realización de eventos empresariales a medida, incentivos y servicios relacionados en España, Portugal, Croacia, Montenegro, Islandia y otros destinos.

Las condiciones divergentes del Cliente solo formarán parte del contrato si XC las ha aceptado expresamente previamente y por escrito.

El idioma del contrato es el alemán. Será de aplicación el Derecho español.

2. Celebración del contrato

2.1. La base del contrato está constituida por la oferta individual de XC y por todas las descripciones de servicios contenidas en ella. El contrato se perfecciona con carácter vinculante mediante la firma de la oferta o la confirmación escrita por parte del Cliente.

2.2. Las ofertas de XC no son vinculantes, salvo que se identifiquen expresamente como vinculantes.

2.3. Si el Cliente inscribe a participantes adicionales, responderá de sus obligaciones contractuales como si fueran propias, siempre que haya asumido expresamente dicha responsabilidad.

3. Precios y condiciones de pago

3.1. Todos los precios se expresan en euros (EUR) e incluyen el impuesto sobre el valor añadido legal, salvo que se indique lo contrario.

3.2. Tras la firma de la oferta, XC emitirá una factura proforma con el precio total estimado. Esta deberá abonarse en los siguientes plazos:

• 30 % en el momento de la reserva,
• 30 % hasta 8 semanas antes del inicio del evento,
• 40 % hasta 4 semanas antes del inicio del evento.

3.3. Una vez realizado el evento, XC emitirá una factura definitiva por el importe total real, incluido el impuesto sobre el valor añadido legal aplicable. No obstante, cualquier partida divergente de la factura se acordará, por principio, con el Cliente antes de que se genere; quedan excluidas las sorpresas.

3.4. Los pagos deberán efectuarse sin deducción, indicando el número de factura, en la cuenta señalada en la factura.

3.5. En caso de mora, XC se reserva el derecho a cobrar intereses de demora de 9 puntos porcentuales por encima del tipo de interés básico aplicable, así como gastos de reclamación.

3.6. Sin el pago íntegro de los importes parciales acordados no existirá derecho a la prestación de los servicios convenidos.

4. Servicios y modificaciones por parte de XC

4.1. El alcance de los servicios vendrá determinado por los contenidos descritos en la oferta. Las solicitudes especiales se tendrán en cuenta siempre que sea posible, pero solo serán vinculantes si se han confirmado por escrito.

4.2. Se permitirán modificaciones o desviaciones de servicios esenciales cuando resulten necesarias tras la celebración del contrato, no hayan sido provocadas por XC de forma contraria a la buena fe y no perjudiquen de manera sustancial el carácter general del evento.

4.3. En caso de modificaciones esenciales, XC informará al Cliente sin demora. El Cliente tendrá derecho a exigir una prestación sustitutoria de valor al menos equivalente. La resolución total solo será posible en la medida en que esté prevista obligatoriamente por la ley. Los servicios ya prestados o reservados (p. ej., traslados, restaurantes o actividades) que no se vean afectados por la modificación seguirán siendo exigibles en todos los casos.

5. Cancelaciones, cambios de reserva y modificaciones por parte del Cliente

5.1. El Cliente podrá cancelar la totalidad del evento o plazas individuales de participantes. Será determinante la recepción de la declaración de desistimiento por XC. Se recomienda realizarla por escrito.

5.2. Si el Cliente desiste, XC cobrará los siguientes gastos de cancelación a tanto alzado, calculados bien sobre el precio total del evento o, en caso de cancelación de participantes individuales, sobre el correspondiente precio por persona:

• hasta 90 días antes del inicio del evento: 20 %,
• hasta 60 días antes del inicio del evento: 50 %,
• hasta 30 días antes del inicio del evento: 80 %,
• menos de 30 días antes del inicio del evento: 100 %.

5.3. Tras la aceptación del contrato, XC reservará, contratará y confirmará con carácter vinculante todos los servicios solicitados. En caso de cancelación o modificación del número de participantes, este proceso deberá repetirse íntegramente. Los costes resultantes quedarán cubiertos por los correspondientes gastos de cancelación a tanto alzado.

5.4. Ya no será posible realizar cambios en el número de participantes, el programa o el desarrollo del evento a partir de los siete días anteriores al evento.

5.5. Será posible cambiar la reserva o aplazarla a otra fecha, sujeto a la disponibilidad de los servicios reservados. Podrán aplicarse gastos de cambio de reserva y eventuales costes adicionales, especialmente cuando los servicios de colaboradores (p. ej., hoteles o compañías aéreas) ya se hayan reservado con carácter vinculante.

5.6. El Cliente conservará el derecho a acreditar que XC no ha sufrido ningún perjuicio o que este ha sido sustancialmente inferior.

6. Fuerza mayor

6.1. Los acontecimientos de fuerza mayor que imposibiliten o dificulten considerablemente la realización del evento (p. ej., catástrofes naturales, pandemias, epidemias, órdenes administrativas o disturbios políticos) facultarán a ambas partes para adaptar el contrato.

6.2. Por principio, en estos casos se acordará un aplazamiento del evento. Los pagos ya realizados se imputarán a la nueva fecha.

6.3. Si el aplazamiento no fuera legalmente posible o resultara irrazonable, podrá resolverse el contrato. Será determinante la viabilidad efectiva de la realización en el lugar de destino. En este caso, la restitución se regirá por las disposiciones legales aplicables, en particular por las normas del Derecho civil español (Código Civil) y de la Directiva de la UE relativa a los viajes combinados.

7. Servicios de terceros

7.1. XC trabaja con colaboradores cuidadosamente seleccionados (hoteles, restaurantes, empresas de transporte, servicios de catering, etc.).

7.2. Los servicios expresamente identificados como servicios de terceros serán prestados por el colaborador correspondiente en su propio nombre y por su propia cuenta. El colaborador correspondiente responderá de las deficiencias en la prestación, los daños o los fallos.

7.3. En tal caso, XC gestionará el problema en nombre del Cliente y solicitará al colaborador un reembolso (parcial) adecuado o una prestación sustitutoria.

8. Responsabilidad

8.1. XC responderá de forma ilimitada por los daños derivados de lesiones a la vida, la integridad física o la salud que se deban a un incumplimiento culpable de sus obligaciones.

8.2. Para los demás daños, la responsabilidad quedará limitada -en la medida legalmente permitida- al importe de la remuneración acordada, salvo que el daño se deba a dolo o negligencia grave.

8.3. XC no asumirá responsabilidad alguna por daños causados por los propios participantes ni por riesgos relacionados con actividades deportivas o de aventura cuando la participación sea voluntaria y el Cliente o los participantes hayan sido informados previamente de los riesgos.

9. Cumplimiento normativo y seguridad

9.1. Los Clientes y participantes se comprometen a cumplir las leyes, normas y disposiciones de seguridad aplicables en los respectivos destinos.

9.2. Cualquier conducta que perjudique la reputación de XC, de sus colaboradores o de los destinos podrá dar lugar a la exclusión del evento sin derecho a reembolso.

9.3. Los participantes serán responsables de su propio consumo de alcohol. XC no responderá de los daños derivados de un consumo inadecuado.

10. Seguros

10.1. A petición del Cliente, XC ofrece en la propuesta seguros complementarios (p. ej., seguro médico en el extranjero, seguro de cancelación de viaje, interrupción del viaje y equipaje) del proveedor líder del mercado MDT.

10.2. Estos seguros solo estarán incluidos si se contratan previamente.

10.3. El Cliente está obligado a garantizar una cobertura de seguro suficiente para sus participantes, en particular para las actividades deportivas.

11. Protección de datos

Los datos personales se tratarán con arreglo a la normativa de protección de datos aplicable. Consulte nuestra Política de Privacidad para obtener más información: https://x-centives.com/es/politica-de-privacidad

En el marco de la organización del evento, los datos personales podrán comunicarse a colaboradores prestadores de servicios (p. ej., hoteles y empresas de transporte), siempre que ello sea necesario para ejecutar el contrato.

12. Confidencialidad y referencias

12.1. XC se compromete a tratar de forma confidencial toda la información relativa al Cliente.

12.2. Los conceptos, ofertas, presentaciones e ideas de XC están protegidos por derechos de autor y no podrán transmitirse a terceros ni ejecutarse de manera independiente sin el consentimiento de XC.

12.3. XC se enorgullece de sus Clientes y, en su caso, los menciona como referencia. Si el Cliente no lo desea, XC se abstendrá, por supuesto, de hacerlo.

13. Disposiciones finales

13.1. Será de aplicación el Derecho español. El fuero será Manacor, Mallorca.

13.2. No será aplicable la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías (CISG).

13.3. Las modificaciones y adiciones al contrato deberán realizarse por escrito.

13.4. Si alguna disposición de estas CGC fuera o llegara a ser inválida, la validez de las restantes disposiciones no se verá afectada.