Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Verträge zwischen der X-centives (nachfolgend „XC“) und Geschäftskunden (nachfolgend „Auftraggeber“) über die Planung, Organisation und Durchführung von maßgeschneiderten Business-Events, Incentives und damit verbundenen Dienstleistungen in Spanien, Portugal, Kroatien, Montenegro, Island sowie weiteren Destinationen.

Abweichende Bedingungen des Auftraggebers werden nur Vertragsbestandteil, wenn sie von XC ausdrücklich vorab schriftlich anerkannt wurden.

Die Vertragssprache ist Deutsch. Maßgeblich ist spanisches Recht.

2. Vertragsabschluss

2.1. Grundlage des Vertrags sind das individuelle Angebot von XC sowie alle darin enthaltenen Leistungsbeschreibungen. Mit Unterzeichnung des Angebots oder mit schriftlicher Bestätigung durch den Auftraggeber kommt der Vertrag verbindlich zustande.

2.2. Angebote von XC sind freibleibend, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet sind.

2.3. Meldet der Auftraggeber weitere Teilnehmer an, so steht er für deren vertragliche Verpflichtungen wie für eigene ein, sofern er dies ausdrücklich übernommen hat.

3. Preise und Zahlungsbedingungen

3.1. Alle Preise verstehen sich in Euro (EUR) und werden inklusive gesetzlicher Mehrwertsteuer ausgewiesen, sofern nicht anders angegeben.

3.2. Nach Unterzeichnung des Angebots erstellt XC eine Proforma-Rechnung mit dem voraussichtlichen Gesamtpreis. Diese ist wie folgt in Staffeln zahlbar:

• 30 % bei Buchung,
• 30 % bis 8 Wochen vor Veranstaltungsbeginn,
• 40 % bis 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn.

3.3. Nach Durchführung des Events erstellt XC eine endgültige Rechnung über den tatsächlichen Gesamtbetrag inkl. der jeweils geltenden gesetzlichen Mehrwertsteuer. Abweichende Rechnungsposten werden aber vor Entstehung grundsätzlich mit dem Auftraggeber abgestimmt - Überraschungen sind ausgeschlossen.

3.4. Zahlungen sind ohne Abzug unter Angabe der Rechnungsnummer auf das in der Rechnung angegebene Konto zu leisten.

3.5. Bei Zahlungsverzug behält sich XC die Berechnung von Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz sowie Mahngebühren vor.

3.6. Ohne vollständige Zahlung der vereinbarten Teilbeträge besteht kein Anspruch auf Durchführung der vereinbarten Leistungen.

4. Leistungen und Änderungen

4.1. Maßgeblich für den Umfang der Leistungen sind die im Angebot beschriebenen Inhalte. Sonderwünsche werden - sofern möglich - berücksichtigt, sind jedoch nur verbindlich, wenn sie schriftlich bestätigt wurden.

4.2. Änderungen oder Abweichungen wesentlicher Leistungen sind zulässig, sofern sie nach Vertragsabschluss erforderlich werden, von XC nicht wider Treu und Glauben herbeigeführt wurden und den Gesamtcharakter des Events nicht erheblich beeinträchtigen.

4.3. Im Falle wesentlicher Änderungen wird XC den Auftraggeber unverzüglich informieren. Der Auftraggeber hat das Recht, eine mindestens gleichwertige Ersatzleistung zu verlangen. Ein vollständiger Rücktritt ist nur möglich, soweit dies gesetzlich zwingend vorgesehen ist. Bereits erbrachte oder gebuchte Leistungen (z. B. Transfers, Restaurants, Aktivitäten), die nicht von der Änderung betroffen sind, bleiben in jedem Fall zahlungspflichtig.

5. Stornierungen und Umbuchungen durch den Auftraggeber

5.1. Der Auftraggeber kann das gesamte Event oder einzelne Teilnehmerplätze stornieren. Maßgeblich ist der Zugang der Rücktrittserklärung bei XC. Eine schriftliche Erklärung wird empfohlen.

5.2. Tritt der Auftraggeber zurück, berechnet XC folgende Stornopauschalen, bezogen entweder auf den Gesamtpreis des Events oder - bei Stornierung einzelner Teilnehmer - auf den jeweiligen Pro-Kopf-Preis:

• bis 90 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 20 %,
• bis 60 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 50 %,
• bis 30 Tage vor Veranstaltungsbeginn: 80 %,
• ab weniger als 30 Tagen vor Veranstaltungsbeginn: 100 %.

5.3. Nach Vertragsannahme reserviert, bucht und bestätigt XC alle gewünschten Leistungen verbindlich. Bei Stornierungen oder Änderungen in der Teilnehmerzahl muss dieser Prozess vollständig erneut durchlaufen werden. Die daraus entstehenden Kosten werden mit der jeweiligen Stornopauschale abgegolten.

5.4. Umbuchungen oder Verschiebungen auf einen anderen Termin sind - vorbehaltlich der Verfügbarkeit der gebuchten Leistungen - möglich. Hierfür können Umbuchungsgebühren sowie etwaige Mehrkosten anfallen, insbesondere wenn Partnerleistungen (z. B. Hotels, Airlines) bereits verbindlich gebucht wurden.

5.5. Dem Auftraggeber bleibt der Nachweis vorbehalten, dass XC kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.

6. Höhere Gewalt / Force Majeure

6.1. Ereignisse höherer Gewalt, die die Durchführung des Events unmöglich machen oder erheblich erschweren (z. B. Naturkatastrophen, Pandemien, Epidemien, behördliche Anordnungen, politische Unruhen), berechtigen beide Parteien, den Vertrag anzupassen.

6.2. Grundsätzlich wird in solchen Fällen eine Verschiebung des Events vereinbart. Bereits geleistete Zahlungen werden auf den neuen Termin angerechnet.

6.3. Sollte eine Verschiebung rechtlich nicht möglich oder unzumutbar sein, kann der Vertrag aufgehoben werden. Maßgeblich ist die tatsächliche Durchführbarkeit vor Ort. In diesem Fall richtet sich die Rückabwicklung nach den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere den Vorgaben des spanischen Zivilrechts (Código Civil) und der EU-Pauschalreiserichtlinie.

7. Fremdleistungen

7.1. XC arbeitet mit sorgfältig ausgewählten Partnern (Hotels, Restaurants, Transportunternehmen, Caterer etc.).

7.2. Leistungen, die ausdrücklich als Fremdleistungen gekennzeichnet sind, erbringt der jeweilige Partner im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. Für Leistungsstörungen, Schäden oder Ausfälle haftet der jeweilige Partner.

7.3. XC übernimmt in einem solchen Fall für den Auftraggeber das Problemhandling und fordert beim Partner eine angemessene (Teil-)Rückerstattung oder Ersatzleistung an.

8. Haftung

8.1. XC haftet unbegrenzt für Schäden aus Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, die auf einer schuldhaften Pflichtverletzung beruhen.

8.2. Für sonstige Schäden ist die Haftung - soweit gesetzlich zulässig - auf die Höhe der vereinbarten Vergütung beschränkt, es sei denn, der Schaden beruht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

8.3. XC übernimmt keine Haftung für selbstverschuldete Schäden oder Risiken im Zusammenhang mit sportlichen oder erlebnisorientierten Aktivitäten, wenn die Teilnahme freiwillig erfolgt und der Auftraggeber bzw. die Teilnehmer zuvor über die Risiken informiert wurden.

9. Compliance und Sicherheit

9.1. Auftraggeber und Teilnehmer verpflichten sich, die geltenden Gesetze, Vorschriften und Sicherheitsbestimmungen an den jeweiligen Destinationen einzuhalten.

9.2. Verhalten, das den Ruf von XC, Partnern oder Destinationen schädigt, kann zum Ausschluss vom Event führen, ohne Anspruch auf Rückerstattung.

9.3. Beim Konsum von Alkohol liegt die Verantwortung bei den Teilnehmern selbst. XC haftet nicht für Schäden, die durch unsachgemäßen Konsum entstehen.

10. Versicherungen

10.1. XC bietet im Angebot auf Wunsch ergänzende Versicherungen (z. B. Krankenversicherung im Ausland, Reiserücktritts-, Reiseabbruch- und Gepäckversicherung) vom Marktführer MDT an.

10.2. Diese Versicherungen sind nur nach vorheriger Buchung enthalten.

10.3. Der Auftraggeber ist verpflichtet, für einen ausreichenden Versicherungsschutz seiner Teilnehmer (insbesondere für sportliche Aktivitäten) Sorge zu tragen.

11. Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach den geltenden Datenschutzbestimmungen. Details entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung unter: https://x-centives.com/datenschutz

Personenbezogene Daten können im Rahmen der Eventorganisation an Leistungspartner (z. B. Hotels, Transportunternehmen) weitergegeben werden, soweit dies zur Durchführung des Vertrags erforderlich ist.

12. Vertraulichkeit und Referenzen

12.1. XC verpflichtet sich zur vertraulichen Behandlung sämtlicher auftraggeberbezogener Informationen.

12.2. Konzepte, Angebote, Präsentationen und Ideen von XC sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne Zustimmung von XC an Dritte weitergegeben oder eigenständig umgesetzt werden.

12.3. XC ist stolz auf seine Auftraggeber und nennt diese ggf. als Referenz. Sollte der Auftraggeber dies nicht wünschen, verzichtet XC selbstverständlich darauf.

13. Schlussbestimmungen

13.1. Es gilt spanisches Recht. Gerichtsstand ist Manacor, Mallorca.

13.2. Das UN-Kaufrecht (CISG) findet keine Anwendung.

13.3. Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Schriftform.

13.4. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.