Este whitepaper ofrece una guia sobre los aspectos mas importantes que deben considerarse al planificar viajes de incentivos. Here we go!
1. Definicion clara de objetivos
Antes de empezar la planificacion propiamente dicha, conviene definir con precision el objetivo general del viaje:
- Debe el viaje recompensar, motivar o reforzar el espiritu de equipo y la cohesion?
- Como, y con que indicadores, se medira el exito de la medida?
Las respuestas a estas preguntas forman la base de todas las decisiones posteriores.
2. Orientacion al grupo objetivo
El exito de un viaje de incentivo depende en gran medida de lo bien que este adaptado al grupo objetivo:
- Intereses y preferencias: que motiva a los participantes - aventura, gastronomia, relax o cultura?
- Factores demograficos: edad, genero y contexto cultural. Accesibilidad y posibles limitaciones: son todas las actividades accesibles para todos los participantes?
- Necesidades gastronomicas: todos los participantes pueden comer de todo?
En realidad, eso ocurre en muy pocas ocasiones.
3. Destino y timing
La eleccion del destino es un factor decisivo. Entre otras, conviene plantearse estas preguntas:
- Accesibilidad: que tan facil es llegar al destino?
- Singularidad: ofrece el destino experiencias extraordinarias?
- Temporada: es el momento del viaje ideal para el destino? Evite la temporada alta si busca exclusividad.
4. Planificacion del presupuesto
Un presupuesto realista permite una planificacion equilibrada. Deben tenerse en cuenta estos puntos:
- Costes de viaje, incluidos vuelos
- Alojamiento
- Actividades
- Traslados
- Comidas y bebidas
- Acompanamiento local y guias
5. Programa creativo y autentico
El programa debe ser variado, pero no estar sobrecargado:
- Actividades de equipo: las experiencias compartidas refuerzan la cohesion y mejoran la comunicacion. Los problemas del trabajo se resuelven con mas facilidad cocinando juntos.
- Momentos culturales: las experiencias autenticas crean recuerdos duraderos. El viaje al extranjero debe generar vivencias inconfundibles, tipicas del destino y no intercambiables.
- Tiempo libre: planifique suficiente tiempo para que los participantes puedan explorar por su cuenta. Ahorra presupuesto y el grupo agradecera mucho una tarde o un dia libre.
- Documentacion fotografica: si los participantes lo autorizan, el acompanamiento profesional permite producir material fotografico y de video de alta calidad, muy util para atraer talento futuro.
6. Comunicacion y seguimiento
Un viaje de incentivo exitoso no termina con el regreso:
- Comunicacion previa: informar a los participantes sobre el programa, el destino y las expectativas.
- Comunicacion en vivo: el uso de una event app ayuda a mantener informados a todos los participantes sobre el desarrollo del programa. Los cambios pueden comunicarse en tiempo real, aun mejor con un branding elegante en el CI de la empresa.
- Recoger feedback: que funciono bien y que puede mejorarse la proxima vez? Idealmente de forma anonima, para obtener respuestas mas sinceras.
- Seguimiento: compartir agradecimientos, fotos y videos, y utilizar el material para redes sociales y captacion de empleados con una perspectiva sostenible.
Resumen
Los viajes de incentivos son una herramienta eficaz para fortalecer y fomentar la fidelizacion de empleados, la motivacion y las relaciones interpersonales. Con una planificacion cuidada que tenga en cuenta los puntos anteriores, las empresas pueden crear experiencias inolvidables que tambien generan valor a largo plazo.