Häufig werden wir von der Sekretärin des Chefs, einer Mitarbeiterin des Office Managements oder einem Projektverantwortlichen kontaktiert. Diese/r hat im Regelfall den Auftrag erhalten, ein Incentive auf Mallorca zu organisieren. Ohne aber die Insel, ihre Entfernungen, die Anbieter und nicht zuletzt die Sprache zu kennen, erscheint diese Aufgabe oft überwältigend und überfordert die beauftragte Person.

Wir dienen hier als Facilitator, nehmen Wünsche und Eckdaten auf und spielen Euch unverbindlich Ideen, Verfügbarkeiten und Preise zurück, aus denen Ihr dann modular auswählen könnt, was gefällt.

Gut zu wissen: Da wir keine bindende Verträge mit Partnern vor Ort haben, können wir Euch das gesamte Spektrum an Hotels, Aktivitäten und Leistungen der Insel anbieten, ohne in der Auswahl eingeschränkt zu sein.

Am Anfang einer jeden Buchung steht die Festlegung von möglichen Reisedaten, Teilnehmerzahl und verfügbarem Budget. Sobald wir diese Eckdaten haben, machen wir uns an die Arbeit und fragen im ersten Schritt die Verfügbarkeiten und Preise der Hotels ab – dies dauert naturgemäß ein paar Tage.

Parallel dazu machen wir Euch bereits Vorschläge für einen möglichen Tagesablauf mit Ideen für Aktivitäten, den wir gemeinsam mit Euch abstimmen. Steht ein schöner Entwurf, haben wir auch schon die Rückläufer der Hotels erhalten.

Im letzten Schritt erstellen wir Euch das komplette Angebot mit allen verfügbaren Hotels, dem vorabgestimmten Tagesablauf, möglichen Ersatzaktivitäten bei Änderungswünschen und dem finalen Preis pro Person. Gegebenenfalls wird nun hier und da noch etwas am Tagesablauf korrigiert, bis Eure Wünsche und das freigegebene Budget in Einklang gebracht sind.

Die meisten der Anfragen für ein Incentive bei uns sind für einen Aufenthalt zwischen drei und fünf Tagen, beinhalten also zwei bis vier Übernachtungen. Die Anzahl der Nächte sollte bei der Budgetplanung auch unbedingt berücksichtigt werden, weil dies eine der ersten Stellschrauben für die Harmonisierung von Budget und Wünschen an die Reise ist.

Grundsätzlich gilt: zwei bis drei Übernachtungen solltet Ihr schon einplanen, wenn die Reise auch Zeit zur Entspannung bieten soll.

Die Festlegung eines Maximalbudgets vor Eurer Anfrage ist extrem hilfreich, um eine erste Einschätzung der Durchführbarkeit für die geplante Reise vornehmen zu können.

Ein Pro-Kopf-Budget von 500€ mag auf den ersten Blick viel erscheinen, wenn jedoch das Incentive in der Hochsaison geplant ist, lässt sich kaum ein annehmbares Hotel unter 160€/Nacht im Einzelzimmer finden – wenn überhaupt. Bei gewünschten drei Übernachtungen wäre das Budget also bereits mit der Unterbringung fast vollständig ausgeschöpft.
Flüge ab/bis Deutschland planen wir im Durchschnitt mit 250€/Person inklusive Handgepäck. Dieser Wert hat sich als gute Kalkulationsbasis bewährt.

Als grobe Orientierung kann man daher sagen, dass 800€ ein geringes und 2000€+ ein hohes Budget pro Person ist. Mit der Reduzierung der Nächte und der Auswahl weniger kostenintensiver Aktivitäten kann man hier noch etwas tiefer gehen, ebenso ist aber auch ein Premium Incentive von Kunden wie Mercedes Benz am oberen Ende noch preisintensiver.